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深圳市智能化學會即時通訊工具管理制度

   2022-12-30 16248
核心提示:深圳市智能化學會即時通訊工具管理制度。

深圳市智能化學會即時通訊工具管理制度

 

第一條  為了規(guī)范學會內(nèi)部員工使用即時通訊工具提升工作效率,減少因管理不力或人員流動造成的工作效率低下和資源丟失,特制定此制度。

第二條  本規(guī)定中的即時通訊工具包括學會分配的以下工具:1、手機;2、辦公座機;3、工作微信;4、工作QQ、5、電子郵箱;

第三條  領(lǐng)用和回收即時通訊工具:

1、員工入職時,行政人事部按照需要分配通訊工具的賬號和密碼,并建立密碼保護檔案,登記備案;

2、即時通訊工具的信息統(tǒng)一添加到員工對外工作的名片中;

3、員工離職時,離職申請流程中體現(xiàn)交回學會即時通訊工具的流程,自覺交回賬戶和密碼,由行政人事部進行登記備案,檢查即時通訊工具狀態(tài)是否正常,修改賬戶密碼。

第四條  使用即時通訊工具:

1、員工領(lǐng)用賬戶和密碼后,及時更改通訊工具的昵稱,如需更改密碼,更改后需要到行政人事部備案登記;

2、員工不得在公司分配的即時通訊工具上添加與工作無關(guān)的好友、親人、網(wǎng)友等;

3、員工在上班時間不能登陸除分配賬號以外的其他個人賬號,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),由行政人事部處以100元罰款;

4、員工不得擅自刪除即時通訊工具上的聯(lián)系人;

5、使用過程中,如果需要用到忙碌、離開等自動回復狀態(tài),請設(shè)置好自動回復的友好語句。

第五條  使用即時通訊工具開展業(yè)務(wù):

1、我學會相關(guān)的活動信息、公眾號信息,分享并推送到朋友圈、各個微信群、QQ群;

2、與對方交流時,使用文明禮貌的語言和文字、圖片信息;

3、逢中國傳統(tǒng)節(jié)日,向重要的交流對象致以問候和祝福;

4、不得刪除即時通訊工具中的任何通訊信息,微信群信息除外;

5、不同工具的使用說明:

1)微信

①微信新添加的人員,第一時間完成備注,方式:①姓名+單位+職務(wù),②手機號碼,③添加名片

②微信中原有人員,通過逐步認識熟悉后,完善備注信息;

③當內(nèi)存出現(xiàn)預警后,在得到主管經(jīng)理的書面同意后(如微信聊天記錄),可以刪除微信群聊天信息,以釋放內(nèi)存;

④學會的公眾號信息、活動信息,第一時間發(fā)布朋友圈,并推送到各個群里;

⑤需要添加陌生好友時,用類似:您好,我是深圳市智能化學會項目部的***(李**總介紹)等文明、有介紹人、有自我介紹的語言;

⑥其他人員添加我們好友時,需要審核;如對方身份不明,需要詢問清楚再通過審核;勿添加與工作無關(guān)的人員;

⑦微信群管理:經(jīng)行政人事部門領(lǐng)導書面確認后,可以組建不同的微信群并擔任管理員。有新人加入群里,需要進行審核檢證;發(fā)現(xiàn)有人在群中閑聊與行業(yè)無關(guān)的主題、反復發(fā)布商業(yè)廣告,應(yīng)及時制止;發(fā)現(xiàn)有人在群中閑聊有關(guān)政治、政府、宗教、黃賭毒等違法信息時,應(yīng)及時制止并踢除出群;發(fā)現(xiàn)有機器人在群中發(fā)布股權(quán)投資等,應(yīng)及時踢除出群;可以制訂相關(guān)的群管理政策,告知和@全休人員以遵守;遇重要節(jié)假日和學會的活動節(jié)日,可以反復@群成員,起到告知作用。

2)使用郵件發(fā)送信息時,將自己名片信息添加到簽名信息中

3)QQ新添加的人員,第一時間完成備注,方式:姓名+單位+職務(wù)+手機號碼

4)手機通訊錄:重要客戶的手機號,添加到手機通訊錄,備注清楚姓名+單位+職務(wù)

5)座機固定電話,主要用于與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用,不允許員工用座機固話拔打辦理私事;同時,工作時間如需拔打私人電話,時間應(yīng)控制在5分鐘以內(nèi);接聽外線電話時的標準用語:您好,智能化學會”,當對方告之需要聯(lián)系的人員時,說:請稍等;如遇外線電話找學的領(lǐng)導時,請咨詢事由并做好記錄,不得隨意告訴學會領(lǐng)導的手機號碼;

第六條 本制度經(jīng)第三屆第四次理事會議審議通過后,從2023年1月1日起生效執(zhí)行。

 
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